Vrijzinnige ceremonie - Praktische vragen

Hallo, wij zullen een vrijzinnige ceremonie houden met Huis van de Mens. Wij zijn in volle voorbereiding en er komen toch wel wat praktische vragen bij mij op. Misschien dat één van jullie hier wat tips & tricks kan geven. :)

- hoeveel tijd voorzien tussen de aankomst van de gasten en het begin van de ceremonie: wij rekenen nu op 15 minuutjes. Onze families zijn zeer stipt, dus denk dat dit genoeg speling zou moeten zijn.
- we hebben geen ceremoniemeester en zouden vragen aan de uitbaters van de feestzaal om de gasten te tonen waar de ceremonie doorgaat - andere suggesties?
- aangezien we geen ceremoniemeester hebben om de gasten naar hun plaats te begeleiden, zullen we op de eerste rij aanduiden dat de plaatsen gereserveerd zijn voor onze ouders en zussen - veronderstel dat dit duidelijk genoeg is voor de andere gasten dat ze daar liefst niet mogen gaan zitten (we zetten op de bordjes ook de naam van de persoon erbij)? :)
- dient er al een achtergrondmuziekje te spelen als de mensen binnenkomen? We zouden aan één van de gasten moeten vragen om de muziek op te zetten, niet onze favoriete keuze, maar de zaal wilt dit niet op zich nemen. Natuurlijk geven we aan die persoon een draaiboek om te volgen wanneer de muziek moet gespeeld worden.
- intrede met begeleiding van de vader? Gewoon samen buiten blijven staan en als de muziek begint naar binnen wandelen... zou iets minder dan 4 minuten muziek volstaan?
- hoe vertrekken jullie op het einde uit de ceremoniezaal? We zullen een muziekje spelen, maar veronderstel dat wij normaal naar buiten gaan en dat iedereen dan volgt?

Voor de geïnteresseerden onder jullie die een eigen ceremonie in elkaar aan het steken zijn, hieronder het verloop van de ceremonie:

15u30 - aankomst bruid & bruidegom
15u45 - aankomst & verwelkoming gasten en begeleiding naar ceremonieplek
16u00 - start plechtigheid + intrede op Once Upon a time in the West (Ennio Morricone)
+ welkomstwoord door ons (incl. aankondiging van het wijnritueel + op ieders stoel ligt er een potlood en kaartje om wens/gedachte te noteren)
+ welkomstwoord consulent (opzet plechtigheid)
+ kort levensverhaal over mijn partner door zijn tante
+ kort levensverhaal over mij door mijn twee zussen
+ bindtekst consulent
+ muziek (Now that I've found you - Paul McDonald and Nikki Reed)
+ relatieverhaal
+ gedicht
+ persoonlijke beloften en uitwisseling van de ringen
+ muziek (Anything for you - Brendan James)
+ wijnkist ritueel
+ uitleiding door consulent
16u45: vertrek uit ceremoniezaal op All I want is you - Barry Louis Polisar